Organizacija rada
Kako organizovati raspored više lekara i prostorija
Pregledan raspored zavisi od podataka i pravila koja tim dosledno koristi. Krenite od usluga, dostupnosti i odgovornosti za promene.
Raspored povezuje ljude, uslugu i prostor
Slobodno vreme jednog lekara ne mora značiti da je termin pogodan za svaki pregled. Potrebno je uzeti u obzir trajanje usluge, odgovarajuću prostoriju i rad ostatka tima.
Pre nego što podešavate kalendar, dogovorite koje informacije svaka rezervacija mora da sadrži. Tako recepcija ima jasniju osnovu za zakazivanje.
Ujednačite nazive usluga
Napravite pregled usluga i načina na koji se zakazuju. Ako ista usluga ima više naziva u rasporedu, teže je pratiti trajanje i porediti evidenciju.
Za svaku uslugu dogovorite naziv, uobičajeno trajanje i potrebnu prostoriju ili druge uslove. Stručno trajanje i organizacione uslove određuje ustanova. Softver treba podesiti prema tom dogovoru.
Unesite dostupnost pre nego što se raspored popuni
Radno vreme, odsustva i već poznate obaveze treba da budu vidljivi osobi koja zakazuje. Odredite ko unosi dostupnost i kome zaposleni prijavljuju promene.
Periodično proveravajte da li raspored odgovara stvarnom radu. Kalendar može ostati pregledan samo ako se promene dosledno evidentiraju.
Posmatrajte prostoriju kao deo rezervacije
Ako usluga zahteva određenu prostoriju, ona je deo planiranja termina. Proverite kako sistem prikazuje njenu zauzetost i da li zaposleni razumeju oznake prostorija.
Na demonstraciji softvera probajte i promenu termina u kojoj lekar jeste slobodan, ali odgovarajući prostor nije. Taj primer brzo pokazuje kako se rešava svakodnevni organizacioni problem.
Odredite ko menja termin
Dogovorite da li promenu pravi recepcija, sam lekar ili druga odgovorna osoba. Važno je da se isti zahtev ne obrađuje paralelno na više mesta.
Postupak promene treba da obuhvati novi termin, ažuriranje evidencije i obaveštavanje pacijenta prema pravilima ustanove. Ako postoje automatizovane poruke, proverite kada se pokreću i šta sadrže.
Razlikujte zakazan, otkazan i održan termin
Tim treba da koristi status termina na isti način. Dogovorite ko beleži dolazak, otkazivanje ili nedolazak i u kom trenutku.
Dosledni statusi pomažu i kasnijim pregledima rada. Pre nego što koristite statistiku, proverite da li se osnovna evidencija popunjava jednako kod svih zaposlenih.
Pripremite neutralne poruke pacijentima
Podsetnik treba da sadrži informacije potrebne za termin: ustanovu, datum, vreme i način da se zatraži promena. Dodavanje dijagnoze ili detalja pregleda obično nije potrebno za organizaciju dolaska.
Na prezentaciji proverite konkretan šablon i kako poruka izgleda posle pomeranja termina. Razjasnite i cenu slanja.
Proverite ceo dogovor na jednom primeru
Izaberite demonstracionu uslugu i prođite kroz zakazivanje, promenu prostorije, pomeranje termina i ažuriranje statusa. Neka u proveri učestvuje osoba koja će svakodnevno koristiti raspored.
Sačuvajte kratak dogovor o odgovornostima. Dobro podešen kalendar i jasan način rada treba da podržavaju jedno drugo.
Jedan dan, dva lekara i dve prostorije
Ovo je izmišljen primer organizacije rasporeda. Svaki termin povezuje vreme, lekara i prostoriju — sama slobodna prostorija nije dovoljan uslov za zakazivanje.
| Vreme | Lekar A | Lekar B |
|---|---|---|
| 09.00–09.30 | Pregled, prostorija 1 | Pregled, prostorija 2 |
| 09.30–10.00 | Kontrola, prostorija 1 | Pauza |
| 10.00–10.30 | Pauza | Pregled, prostorija 1 |
Ako pacijent traži da kontrolu pomeri na 10.00, recepcija ponovo proverava i dostupnost lekara A i zauzetost prostorije 1. Posle izmene proverava novi termin i obaveštava pacijenta. Ovako se vidi zašto promena vremena povlači proveru celog dogovora.
Pogledajte zajednički raspored svog tima.
Pokazaćemo izbor lekara i prostorije, pomeranje termina i pregled promena kroz zadatke koje recepcija obavlja svakog dana.
Nastavite čitanje
Kako izabrati softver za ordinaciju: 10 pitanja za prezentaciju
Dobra prezentacija treba da pokaže kako će vaša ordinacija raditi. Pripremite jedan tipičan pregled i ovih deset pitanja da biste lakše uporedili ponude.
Prelazak sa Excela na softver za ordinaciju: plan pripreme
Priprema prelaska počinje pregledom evidencije koju već imate. Evo kako da odredite izvore, obim prenosa i način provere pre početka rada.